Организация документооборота при
совершении операций с наличной валютой
предполагает формирование и ведение отдельных
досье по каждому внутреннему структурному
подразделению, где осуществляются операции с
наличной иностранной валютой (обменному пункту,
операционной кассе и т.д.), в уполномоченном банке
(филиале уполномоченного банка) и в каждом
внутреннем структурном подразделении,
осуществляющем операции с наличной иностранной
валютой. Таким образом, предполагается, что досье
по внутреннему подразделению ведется в
уполномоченном банке (филиале уполномоченного
банка) и аналогичное досье в соответствующем
внутреннем структурном подразделении. Досье в уполномоченном банке
(филиале уполномоченного банка) в обязательном
порядке должно содержать следующие
документы:- уведомление уполномоченного банка (филиала уполномоченного банка) об открытии (изменении реквизитов, закрытии) обменного пункта, иного внутреннего структурного подразделения;
- положительное заключение территориального учреждения Банка России по месту открытия (новому местонахождению) обменного пункта, операционной кассы вне кассового узла;
- письмо о приостановлении деятельности обменного пункта, иного внутреннего структурного подразделения;
- переписку и материалы по проверкам обменного пункта, операционной кассы вне кассового узла;
- уведомление о фактическом изменении местонахождения (почтового адреса), номеров телефонной и (или) факсимильной связи обменного пункта, иного внутреннего структурного подразделения;
- уведомление о расширении перечня совершаемых операций;
- переписку об организации работы.
Документы, указанные в досье, хранятся в архивах уполномоченных банков (филиалов уполномоченных банков) в течение трех лет после закрытия обменного пункта.
Досье внутреннего
структурного подразделения должно
содержать заверенные подписью руководителя
уполномоченного банка (филиала уполномоченного
банка) и оттиском круглой печати уполномоченного
банка (филиала уполномоченного банка) копии
следующих документов:- решения органа управления уполномоченного банка (филиала уполномоченного банка), которому это право предоставлено Уставом уполномоченного банка (положением о филиале), об открытии (изменении реквизитов, закрытии), изменении местонахождения (почтового адреса), приостановлении деятельности обменного пункта, иного внутреннего структурного подразделения;
- приказа уполномоченного банка (филиала уполномоченного банка) о назначении соответствующего лица кассовым работником обменного пункта, иного внутреннего структурного подразделения;
- документа, свидетельствующего о прохождении кассовым работником обменного пункта специального обучения способам определения признаков подлинности денежных знаков иностранных государств (группы государств) и чеков, а также платежеспособности и подлинности банкнот и монеты Банка России;
- договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассового работника обменного пункта, иного внутреннего структурного подразделения;
- приказа (выписки из приказа) уполномоченного банка (филиала уполномоченного банка) о назначении должностного лица, ответственного за установление (изменение) курсов иностранных валют и кросс-курсов, и порядке их доведения до обменного пункта, иного внутреннего структурного подразделения;
- документа, подтверждающего право собственности (аренды, субаренды) уполномоченного банка (филиала уполномоченного банка) на завершенное строительством здание (помещение), в котором располагается обменный пункт, иное внутреннее структурное подразделение.
В досье могут также храниться следующие документы, направляемые (для подтверждения выполнения требований к помещениям кредитной организации для совершения операций с ценностями) в соответствующее учреждение Банка России при уведомлении об открытии внутреннего структурного подразделения либо по письменному запросу территориального учреждения Банка России по местонахождению (либо в рамках проведения проверки деятельности) внутреннего структурного подразделения:
- пояснительная записка по технической укрепленности, оборудованию помещений для совершения операций с ценностями охранно-пожарной сигнализацией тревоги и по организации охраны, обеспечивающих защиту жизни персонала и сохранность ценностей;
- план расположения помещений для размещения кредитной организации с экспликацией (размеры занимаемой площади, назначение помещений);
- план расположения помещений для совершения операций с ценностями с экспликацией (размеры занимаемой площади, назначение помещений);
- договор с организацией, предоставляющей услуги по охране, с указанием перечня объектов (помещений), передаваемых под охрану;
- лицензия на осуществление негосударственной (частной) охранной деятельности организации, осуществляющей охранную деятельность;
- акт приемки средств охранно-пожарной и тревожной сигнализации в эксплуатацию;
- сертификаты соответствия на оборудование (в том числе защитное) помещений для совершения операций с ценностями;
- договоры (страховые полисы) на добровольное имущественное страхование и страхование ответственности, а также лицензии страховой организации на осуществление страховой деятельности на территории Российской Федерации (в случае страхования денежной наличности и жизни кассовых работников);
- надлежащим образом заверенные копии документов, подтверждающих право собственности (аренды, субаренды, безвозмездного пользования), на основании которого кредитная организация пользуется зданием (помещением) - в случае размещения подразделения кредитной организации (филиала) в завершенном строительством здании (помещении), принадлежащем кредитной организации на праве собственности (аренды, субаренды, безвозмездного пользования);
- надлежащим образом заверенные копии разрешения на ввод здания (помещения) в эксплуатацию и документов, подтверждающих возможность нахождения внутреннего структурного подразделения в указанном здании (помещении) - в случае размещения внутреннего структурного подразделения в завершенном строительством здании (помещении), введенном в эксплуатацию, но не внесенном в Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним.