Организация бухгалтерской работы в дополнительных офисах

Дополнительный офис - внутреннее структурное подразделение кредитной организации.

Дополнительный офис вправе осуществлять все или часть банковских операций, предусмотренных выданной кредитной организации лицензией на осуществление банковских операций, в соответствии с Положением о дополнительных офисах банка. Дополнительный офис производит операции по покупке и продаже иностранной валюты в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России. Кредитная организация (филиал) может разрешить дополнительному офису выполнять и учитывать кредитные операции с соблюдением нормативных актов Банка России.

Кредитная организация в составе Учетной политики утверждает порядок расчетов с дополнительными офисами, правила документооборота и технологию обработки учетной информации по операциям, совершаемым дополнительными офисами, а также порядок контроля за указанными операциями.

В целях осуществления контроля за работой дополнительных офисов кредитная организация (филиал) устанавливает для них внутрибанковскую отчетность.

В целях регламентации совершения операций и сделок дополнительными офисами Головной офис (филиал) утверждает внутренние документы, определяющие порядок совершения, оформления и взаимодействия операций.

 

Операции	Все операции, совершаемые в дополнительных офисах кредитной организации (филиала), отражаются в балансе Головного офиса (филиала).
Бухгалтерские документы	Бухгалтерские документы дня (расчетные, мемориальные, кассовые) подлежат доставке в Головной офис (филиал) не позднее следующего дня после совершения операции.
Кассовые документы	передаются сформированными в соответствии с порядком, изложенным в Положении Банка России от 24.04.2008 № 318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации"
мемориальные и расчетные документы	передаются в соответствии с внутренним документом кредитной организации, регламентирующим порядок формирования и сшива документов
Документы по счетам, операции по которым подлежат дополнительному контролю	передаются при наличии двух подписей - исполнителя и контролера.
Условия самостоятельного определения порядка обмена документами	Филиалы, имеющие дополнительные офисы вне границ населенного пункта, в котором расположен филиал, определяют порядок обмена документами самостоятельно в правилах внутреннего документооборота
Программный комплекс для отражения учетной информации	Для отражения учетной информации дополнительных офисов используется либо программный комплекс, установленный в Головном офисе (филиале), либо отдельная программа, из которой по итогам каждого дня производится перенос информации в общую базу операционного дня кредитной организации (филиала).

 

Организация и ведение бухгалтерского учета в дополнительных офисах кредитных организаций (филиалов)

Порядок открытия счетов

Дополнительные офисы в балансе кредитной организации (филиала) в порядке, установленном кредитной организацией, открывают счета юридическим и физическим лицам, резидентам и нерезидентам, в рублях и иностранной валюте при наличии соответствующей лицензии Банка России, принимают документы от клиентов для отражения по счетам. Открытие счетов и совершение банковских операций производится в соответствии с действующим порядком учета, соблюдением установленных правил внутрибанковского контроля, в соответствии с законодательством РФ, в том числе  нормативными актами Банка России. Присвоение номеров банковских счетов производится дополнительными офисами в общеустановленном порядке, по согласованию с кредитной организацией (филиалом). Порядковые номера лицевых счетов аналитического учета кредитными организациями (филиалами) присваиваются самостоятельно по каждому балансовому счету второго порядка с учетом указаний по этому вопросу, изложенных в приложении 1 к Положению Банка России от 26.03.2007 № 302-П. Данные об открытии и закрытии счетов дополнительными офисами включаются в Книгу регистрации открытых счетов кредитной организации (филиала). Дополнительные офисы также ведут у себя Книгу регистрации открытых счетов клиентов по установленной форме.

Порядок осуществления расчетов

Дополнительные офисы кредитных организаций (филиалов) все расчеты производят через корреспондентские счета своей кредитной организации. Расчеты дополнительного офиса с другими дополнительными офисами, филиалами кредитной организации проводятся также через кредитную организацию (филиал). При этом списание средств с банковских счетов клиентов производится в пределах остатка средств на их счетах с соблюдением очередности платежей. Расчетные документы, принятые в течение операционного дня дополнительными офисами, формируются в макеты (пачки), принятые для совершения расчетов через подразделения расчетной сети Банка России, через другие кредитные организации, с другими дополнительными офисами, по расчетам с головной кредитной организацией (филиалом).

Для проводки документов по корреспондентским счетам кредитной организации дополнительные офисы на каждый сформированный макет (пачку) документов от имени кредитной организации (филиала) составляют платежные поручения (в необходимом количестве экземпляров) и ленту подсчета. Последний экземпляр платежных поручений визируется управляющим дополнительного офиса и главным бухгалтером (или их заместителями) и заверяется печатью. Платежные поручения, ленты подсчета и приложенные к ним документы по операциям за текущий день дополнительными офисами доставляются в определенное структурное подразделение кредитной организации (филиала) к установленному сроку. Бухгалтерский работник структурного подразделения кредитной организации (филиала) проверяет правильность составления дополнительными офисами платежных поручений, соответствие подписей должностных лиц дополнительных офисов, завизировавших последний экземпляр платежных поручений, и при отсутствии замечаний принимает их к оформлению подписями должностных лиц кредитной организации (филиала) и совершению расчетов. Для проверки правильности визирования последних экземпляров платежных поручений дополнительные офисы представляют кредитной организации (филиалу) по общеустановленной форме в одном экземпляре карточки с образцами подписей и оттиска печати дополнительного офиса. Кредитная организация (филиал) может сама изготавливать сводные платежные поручения для расчетов по корреспондентским счетам с включением расчетов дополнительных офисов. Для этого по установленному графику дополнительные офисы по каналам связи передают кредитной организации (филиалу) реквизиты расчетных документов, подлежащих включению в сводные платежные поручения, с последующей доставкой этих документов к установленному сроку в кредитную организацию (филиал).

Кредитная организация (филиал) по договору с подразделением расчетной сети Банка России, с другими кредитными организациями, ведущими корреспондентские счета, реквизиты документов для расчетов по корреспондентским счетам может передавать по каналам связи. Дополнительные офисы по установленному графику передают в кредитную организацию (филиал) по каналам связи непосредственно в ЭВМ реквизиты документов для отражения в учете по счетам, с последующей доставкой документов. Мемориальные документы формируются в установленном порядке и доставляются с реестрами в сроки, установленные кредитной организацией (филиалом). Кредитная организация (филиал) сверяет данные, проведенные в учете, с документами. При выявлении ошибок в установленном порядке вносятся исправления. Кредитная организация (филиал) получает по линиям связи из подразделений расчетной сети Банка России, других кредитных организаций, ведущих ее корреспондентские счета, выписки по корреспондентским счетам. К началу операционного дня кредитная организация (филиал) по каналам связи передает в дополнительные офисы данные по операциям, проведенным по счетам клиентов за истекший день. Дополнительные офисы самостоятельно распечатывают выписки по счетам.

Мемориальные документы дополнительных офисов помещаются в мемориальные документы дня кредитной организации (филиала).

Осуществление безналичных расчетов с применением различных форм расчетных документов производится в соответствии с нормативным актом Банка России о безналичных расчетах в Российской Федерации.

Кассовые операции

Дополнительные офисы осуществляют кассовое обслуживание клиентов в соответствии с нормативными актами Банка России о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации.

Прием и выдача наличных денег от клиентов производится по документам, оформленным в общеустановленном порядке, в случаях, предусмотренных нормативными актами Банка России. Выдача наличных денег из кассы кредитной организации (филиала) для передачи их в кассы дополнительных офисов оформляется расходным кассовым ордером, в дополнительном офисе в таком же порядке выписывается приходный кассовый ордер. Передача наличных денег из кассы кредитной организации (филиала) в кассы дополнительных офисов отражается в бухгалтерском учете по дебету и кредиту счетов учета наличных денег. Учет остатков денежных средств, их движения в кассах кредитных организаций (филиалов), дополнительных офисов отражается на отдельных лицевых счетах по учету кассы, отдельно для кредитной организации (филиала) и каждого дополнительного офиса. В балансе кредитной организации (филиала) эти данные показываются в соответствии с лицевыми счетами.

Руководитель дополнительного офиса обеспечивает и отвечает за сохранность наличных денежных средств, находящихся в кассе дополнительного офиса. Кредитная организация (филиал) периодически проводит ревизию остатков денежных средств в кассах дополнительных офисов. Сверка кассы с данными бухгалтерского учета производится в установленном порядке, отдельно кредитной организацией (филиалом) и каждым дополнительным офисом по своим оборотам и остаткам.

Внутрибанковские операции, связанные с расходованием средств, дополнительные офисы не совершают. Кредитная организация (филиал) может поручить дополнительному офису выполнение отдельных внутрибанковских операций с соблюдением действующих правил.

Все операции дополнительных офисов отражаются в ежедневном балансе кредитной организации (филиала). Отдельного баланса дополнительные офисы не составляют.

(Положение Банка России от 26.03.2007 № 302-П, приложение 2,
Инструкция Банка России от 14.01.2004 № 109-И "О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций", п.9.2, п.9.5)

АИСС БКБ, www.orioncom.ru, tel (495) 783-5510