Методика проведения инкассации денежной наличности и других ценностей,
осуществления операций приема денежной наличности от инкассаторов в послеоперационное время
и пересчета сумок с денежной наличностью
(смотри также схему)

Сдача денег инкассаторам

Кассир организации, обслуживаемой инкассаторами:

• формирует сумки с денежной наличностью;
• выписывает к каждой сдаваемой инкассаторам сумке препроводительную ведомость к сумке с  денежной наличностью, первые экземпляры которых вкладывает в сумки;
• пломбирует сумки с денежной наличностью;
• предъявляет инкассатору образец оттисков пломбиров после предъявления инкассатором документа, удостоверяющего личность, доверенности на получение ценностей, явочной карточки, порожней сумки;
• передает инкассатору-сборщику сумку с ценностями, два экземпляра препроводительной ведомости (накладную к сумке и копию препроводительной ведомости);
• принимает от инкассатора: порожнюю сумку, явочную карточку, которую заполняет и возвращает инкассатору;
• в случае ошибочно сделанной записи: неправильно сделанную запись зачеркивает, делает новую запись на свободном поле явочной карточки, заверяет ее своей подписью (исправления при заполнении явочной карточки не допускаются; инкассатору не разрешается производить записи в явочной карточке);
• принимает от инкассатора копию препроводительной ведомости с его подписью, печатью и указанной датой приемки сумки; проверяет соответствие подписи инкассатора на копии препроводительной ведомости его подписи на доверенности на получение ценностей.

Начало работы бригады инкассаторов

Руководитель подразделения инкассации (дежурный инкассатор)

• в соответствии с маршрутом и графиком заездов инкассаторов в организации выдает:

  - старшему бригады инкассаторов: удостоверение инкассатора, доверенность на прием и доставку ценностей (либо доверенность на получение ценностей и явочную карточку), порожние сумки инкассируемых организаций, ключи от сейфа (запрещается выдавать на маршруты инкассаторские сумки тех организаций, которые в этот день не инкассируются; при доставке и инкассации наличных денег и других ценностей из филиалов, внутренних структурных подразделениий кредитной организации явочные карточки не оформляются),
  - инкаcсатору - сборщику: удостоверение инкассатора, доверенности на получение ценностей, печать маршрута инкассации, явочные карточки, ключи от сейфа;

• регистрирует выданные явочные карточки, печати, доверенности, ключи в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей; отбирает расписку инкассаторов в получении явочных карточек, печатей, доверенностей ключей в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей;
• заполняет справку о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках;
• передает справку о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках в кассовое подразделение кредитной организации.

Старший бригады инкассаторов и инкассатор - сборщик:

• расписываются в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей.

Прием сумок с денежной наличностью

Инкассатор - сборщик:

• предъявляет кассиру организации: документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку, порожнюю сумку;
• принимает от кассира инкассируемой организации: сумку с ценностями, два экземпляра препроводительной ведомости (накладная к сумке и копия препроводительной ведомости);
• проверяет: целость упаковки, наличие целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, правильность заполнения препроводительной ведомости;
• в случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов: прекращает прием ценностей (в присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает график работы бригады инкассаторов, в остальных случаях прием ценностей в организации осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке; в случае отказа от сдачи  денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке "Отказ" и заверяет ее своей подписью);
• передает кассиру организации: порожнюю сумку, явочную карточку для заполнения;
• принимает заполненную кассиром явочную карточку и проверяет соответствие: суммы, указанной в явочной карточке кассиром, сумме в накладной к сумке и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки;
• расписывается на копии препроводительной ведомости, ставит печать и дату приема сумки, возвращает копию препроводительной ведомости кассиру организации;
• в спецавтомобиле передает старшему бригады инкассаторов: сумку с ценностями, явочную карточку, накладную к сумке.

Старший бригады инкассаторов:

• в спецавтомобиле принимает от инкассатора - сборщика: сумку с ценностями, явочную карточку, накладную к сумке;
• проверяет: целость упаковки, наличие целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, правильность заполнения препроводительной ведомости - накладной к сумке, соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, сумме в накладной, тождественность сумм цифрами и прописью, соответствие номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки;
• возвращает инкассатору - сборщику: накладную, явочную карточку, выдает порожнюю сумку следующей обслуживаемой организации;
• вкладывает сумку с ценностями в сейф, металлический ящик или, при их отсутствии, в мешок на все время работы.

Хранение сумок между заездами

Старший бригады инкассаторов и инкассатор - сборщик:

По окончании первого заезда

• сверяют фактическое количество сумок с данными сопроводительных документов (сверка осуществляется до последней организации в заезде):

  - старший бригады инкассаторов называет первую по графику заезда организацию и номер ее сумки,
  - инкассатор-сборщик откладывает накладную к названной сумке и явочную карточку;

• подсчитывают:

  - старший бригады инкассаторов - общее число проинкассированных по графику организаций и общее число сумок,
  - инкассатор-сборщик - общее количество накладных к сумкам и общее количество явочных карточек;

Старший бригады инкассаторов:

• в присутствии инкассатора-сборщика и представителя охраны вкладывает сумки в сейф.

Инкассатор - сборщик:

• оставляет у себя сопроводительные документы к сумкам первого заезда.

Старший бригады инкассаторов и инкассатор - сборщик:

• закрывают сейф на ключи, опечатывают сейф металлическими печатями или пломбирами, сдают сейф под охрану под роспись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей, который хранится у старшего бригады инкассаторов.

По окончании второго (последнего) заезда:

• проверяют в присутствии представителя охраны целость сейфа, наличие целых и четких оттисков печатей (пломбиров), принимают сейф от охраны под роспись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей, вскрывают сейф с сумками первого заезда;
• в случае повреждения оттисков печатей (пломбиров), а также при наличии подозрений в попытке проникновения в сейф, составляют акт, который подписывают все присутствующие лица;
• сверяют количество вложенных в сейф сумок с данными сопроводительных документов, подсчитывают по первому и второму (всем заездам) заездам маршрута инкассации общее количество: сумок, накладных к ним, явочных карточек.

Сдача сумок в вечернюю кассу

Старший бригады инкассаторов (в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов):

• предъявляет кассовому или контролирующему (бухгалтерскому) работнику вечерней кассы: документ, удостоверяющий личность, явочные карточки, вторые экземпляры препроводительных ведомостей - накладные к сумкам;
• передает сумки с денежной наличностью контролирующему работнику;

После сдачи сумок

• подписывает вместе со всеми членами бригады инкассаторов два экземпляра журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;
• принимает от кассового или контролирующего (бухгалтерского) работника с его подписью в принятии опломбированных сумок  второй экземпляр журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;
• передает руководителю подразделения инкассации (дежурному инкассатору) второй экземпляр журнала учета принятых сумок с денежной наличностью и порожних сумок.

Инкассатор - сборщик:

• сдает руководителю подразделения инкассации под роспись в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей: доверенность на получение ценностей, печать, явочные карточки.

Руководитель подразделения инкассации (дежурный инкассатор):

• принимает от:

  - старшего бригады инкассаторов второй экземпляр журнала учета принятых сумок с денежной наличностью и порожних сумок;
  - инкасатора - сборщика доверенность на получение ценностей, печать, явочные карточки, ключи от сейфа;

• регистрирует полученные явочные карточки, печати, доверенности в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей и ставит свою подпись.

Прием сумок с денежной наличностью вечерней кассой

Вечерняя касса (бухгалтерский и кассовый работники)

Прием кассиром вечерней кассы сумок с денежной наличностью и другими ценностями от старшего бригады инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов.

Бухгалтерский работник:

Ставит в известность руководителя кредитной организации и руководителя подразделения инкассации в случае: неявки инкассаторов с маршрута в установленный срок, недостачи у инкассаторов - сумки с ценностями, порожней сумки, вочной карточки.

• принимает от инкассаторов: документы, удостоверяющие личность, явочные карточки, вторые экземпляры препроводительных ведомостей - накладные к сумкам;
• проверяет соответствие записей в накладных и явочных карточках;
• устанавливает количество и номера порожних сумок, подлежащих сдаче в кассу, по данным записей в явочных карточках и по фактическому наличию порожних сумок;
• регистрирует подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок (журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок оформляется в двух экземплярах), указывая о наличии исправлений в явочных карточках без соответствующих оговорок и расхождений записей в явочных карточках с накладными;
• проверяет соответствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках;
• возвращает явочные карточки инкассаторам.

Кассовый работник:

• принимает сумки с денежной наличностью от инкассаторов;
  проверяет:

  - не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреждений или дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, неотжатых или поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.),
  - наличие четких и целых оттисков пломбиров на пломбах, которыми опломбированы сумки,
  - соответствие их имеющимся образцам,
  - соответствие номеров сумок номерам, указанным в сопроводительных документах к сумкам;

• сверяет фактическое количество принятых сумок с количеством, указанным в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;
• подписывает оба экземпляра журнала;
• получает подписи всех членов бригады инкассаторов в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок,
• передает старшему бригады инкассаторов второй экземпляр журнала;

При отрицательном результате проверки инкассаторских сумок (наличии повреждений, дефектов, расхождения сумм, указанных во втором экземпляре препроводительной ведомости и явочной карточке):

Контролирующий (бухгалтерский) и/или кассовый работник:

• вскрывает сумки в присутствии лиц, предъявивших такую сумку;
• пересчитывает находящиеся в сумке денежную наличность полистным, поштучным пересчетом;
• при обнаружении недостачи денег и ценностей в сумке, имеющей повреждения или дефекты сообщает об этом руководителю кредитной организации и руководителю подразделения инкассации;
• по результатам пересчета наличных денег из сумки, доставленной инкассаторами, составляют акт произвольной формы в трех экземплярах, в котором указывается:

  - дата приема и вскрытия сумки,
  - номер сумки,
  - за каким клиентом она закреплена, 
  - основание для вскрытия сумки,
  - кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен пересчет денежной наличности из сумки, 
  - в какой упаковке были наличные  деньги,
  - сумма вложенной денежной наличности по данным сопроводительного документа,
  - сумма, фактически оказавшаяся в сумке;

• получают на акте подписи всех лиц, присутствовавших при пересчете наличных денег:

  - один экземпляр акта остается в кассовых документах кредитной организации,
  - второй - направляется организации, сдавшей деньги инкассаторам,
  - третий - подразделению инкассации.

После приема сумок:

• производят подсчет количества принятых сумок;
• сверяют фактическое количество принятых сумок с количеством, указанным в журнале учета принятых сумок с ценностями и  порожних   сумок;
• вместе с одним или несколькими членами бригады инкассаторов (представителем организации, доставившим сумки), подписывают два экземпляра журнала;
• передают старшему бригады инкассаторов второй экземпляр журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;
  составляют справку о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках;
• вкладывают в сейф: сумки с денежной наличностью, порожние сумки, документы, на основании которых производился прием сумок и закрывают сейф;
• сдают сейф под охрану в порядке, установленном договором на охрану или распорядительным   документом кредитной организации (как правило, под роспись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей, который хранится у кассового работника).

В вечерней кассе может производиться пересчет денежной наличности, поступившей в сумках.

Пересчет денежной наличности, поступившей в вечернюю кассу, производится не позднее следующего рабочего дня.

Сдача сумок из вечерней кассы в кассу пересчета

Бухгалтерский и кассовый работники (утром следующего дня):

• принимают сейф от охраны в порядке, установленном договором на охрану или распорядительным документом кредитной организации (как правило, под роспись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей);
• сдают контролирующему работнику кассы пересчета:

  - сумки с денежной наличностью,
  - сопроводительные документы к ним (накладные),
  - порожние сумки, 
  - журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок,
  - справку о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках.

• получают подпись контролирующего работника кассы пересчета на справке о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках.

Прием сумок с денежной наличностью

Контролирующий работник:

• принимает от работников вечерней кассы:

- сумки с денежной наличностью,
- сопроводительные документы к ним (накладные),
- порожние сумки, 
- журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок,
- справку о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках;

• проверяет:

- не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреждений или дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, неотжатых или поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.),
- наличие четких и целых оттисков пломбиров на пломбах,
- соответствие их имеющимся заверенным образцам,
- соответствие номеров сумок номерам, указанным в сопроводительных документах;

• расписывается в справке о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках;
• убирает принятые сумки с денежной наличностью в индивидуальное средство хранения.

Пересчет денежной наличности

Контролирующий работник:

• отражает номер выдаваемой сумки в контрольной ведомости по пересчету денежной наличности и выдает сумку кассовому работнику; для пересчета.

Кассовый работник:

• вскрывает сумку, вынимает из нее деньги, передает контролирующему работнику: порожнюю сумку, пломбу, препроводительную ведомость к сумке;
• пересчитывает денежную наличность (при пересчете денежной наличности могут использоваться счетчики купюр и монет).;

Контролирующий и кассовый работники:

• сверяют фактически оказавшиеся в сумке суммы денег с суммами, указанными на лицевой и оборотной сторонах препроводительной ведомости;

При тождестве сумм:

• подписывают препроводительную  ведомость.

Контролирующий работник:

• фиксирует сумму просчитанной денежной наличности в контрольной ведомости.

При отрицательном результате пересчета:

Контролирующий и кассовый работники
(установлено несоответствие суммы вложения, находящейся в сумке, сумме, указанной в препроводительных документах):

• сверяют сумму пересчитанных денег по достоинствам банкнот (указана в препроводительной  ведомости).

Кассовый работник:

• вторично пересчитывает денежные знаки того достоинства, в сумме которых выявлены расхождения.

Контролирующий и кассовый работники
(при подтверждении недостачи или излишка, а также при выявлении неплатежных, сомнительных, поддельных денежных знаков):

• составляют акт на лицевой стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке, подписывают его.

• кассовому работнику запрещается:

  - возвращать клиенту сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки;
  - уничтожать сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки;
  - до окончания операции убирать из поля зрения клиента принимаемые от него полистным (поштучным) пересчетом денежные знаки;
  - производить гашение сомнительных и имеющих признаки подделки банкнот путем:

  - проставления штампов,
  - пробивания отверстий,
  - разрезания и т.п.

Контролирующий работник (заведующий кассой):

• хранит в течение 10 дней не обезличивая пломбу со шпагатом от сумки, в которой выявлены недостачи или излишек, неплатежные, сомнительные, поддельные денежные знаки;
• предъявляет сдатчику денег на обозрение, если он этого потребует, акт и пломбу со шпагатом от вскрытой сумки.

После вскрытия всех сумок и пересчета денег:

Контролирующий работник:

• выводит общую сумму пересчета денежной наличности по каждому кассовому работнику в контрольных ведомостях;
• подписывает общую сумму по каждой контрольной ведомости;
• передает препроводительные ведомости и накладные к сумкам заведующему кассой.

Кассовый работник:

• упаковывает банкноты и монеты в соответствии с установленным Порядком формирования и упаковки банкнот и монеты;
• производит сверку соответствия суммы пересчитанных и упакованных им наличных денег данным контрольной ведомости;
• передает обработанную денежную наличность контролирующему работнику под роспись в контрольном листе (контрольные листы хранятся у кассовых работников в течение10 календарных дней);
• банкноты и монеты, из которых нельзя сформировать полные пачки, корешки и мешки, по указанию контролирующего работника передает другим кассовым работникам для объединения под роспись в контрольном листе;

Контролирующий работник:

• принимает упакованную денежную наличность от кассового работника, сверяет принятую сумму с данными в контрольной ведомости и контрольном листе, расписывается в контрольных листах.

Окончание пересчета/рабочего дня

Контролирующий работник:

• проверяет соответствие количества порожних сумок количеству сумок, полученных им для пересчета;
• передает их заведующему кассой или руководителю подразделения инкассации;
• сопоставляет общую сумму денег по контрольным ведомостям с учетом излишков и недостач с объявленной суммой вложения денег в сумки, принятые для вскрытия и пересчета, с   фактической суммой пересчитанной денежной наличности;
• передает заведующему кассой под роспись в справке о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках: денежную наличность, документы по пересчету (препроводительные ведомости и накладные к сумкам).

 

Прием денежной наличности и документов по пересчету

Заведующий кассой:

• принимает препроводительные ведомости и накладные к сумкам от контролирующего работника кассы пересчета;
• передает бухгалтерским работникам для отражения результатов пересчета в бухгалтерском учете: накладные к сумкам с денежной наличностью;
• по окончании пересчета всех сумок или рабочего дня: принимает от контролирующего работника - упакованную денежную наличность, документы по пересчету;
• расписывается в справке о принятых сумках с денежной наличностью и порожних сумках;
• передает бухгалтерскому работнику накладные к сумкам для зачисления на счета клиентов.

Занесение результатов в кассовый журнал. Зачисление средств на счет клиента

(Положение Банка России от 26.03.2007 г. № 302-П п. 1.8.6.)

Бухгалтерский работник:

• принимает от заведующего кассой накладные к сумкам;
• отражает сумму, указанную в накладной к сумке, в кассовом журнале по приходу;
• передает кассовый журнал для зачисления средств на счет клиента.

АИСС БКБ, www.orioncom.ru, tel (495) 783-5510